Voorraad: weet wat u hebt, wat u gebruikte en wat u moet bestellen

Uw ingrediënten en voorraadniveaus

Voorraad → Voorraadbeheer toont elk ingrediënt dat een vestiging heeft, met de voorraad, het bestelniveau, de status — Op voorraad, Weinig voorraad of Niet op voorraad — en de kostprijs per eenheid. Lage en lege ingrediënten staan samen onder Voorraadmeldingen, met de totale voorraadwaarde eronder, zodat de ochtendcontrole een blik is in plaats van een rondje door het magazijn.

Elk ingrediënt heeft een voorraadeenheid — kilo, gram, liter, milliliter of stuks — en u kunt verpakkingseenheden toevoegen, zoals een zak of een krat, zodat leveringen worden ingevoerd zoals ze binnenkomen. Beginvoorraad kan met de kostprijs worden vastgelegd, per ingrediënt of voor alle tegelijk, en een hele lijst ingrediënten kan uit een spreadsheetbestand worden geïmporteerd.

Recepten verlagen de voorraad terwijl u verkoopt

Een recept zegt wat één portie van een gerecht of een extra uit de voorraad neemt: de ingrediënten, hoeveel van elk, en een eventueel verspillingspercentage voor wat verloren gaat bij schoonmaken of koken. Vanaf dan haalt elke keukenbon die ingrediënten vanzelf uit de voorraad van de vestiging. Niemand hoeft aan het eind van de avond iets af te trekken.

Terwijl u een recept schrijft, toont BillDine de kostprijs per portie en de foodcost als deel van de prijs van het gerecht, berekend uit de gemiddelde kostprijs van uw voorraad. Wat u zelf maakt — een saus, een kruidenmix, een deeg — kan een bereid product zijn met een eigen recept. Maak het in batches en leg elke batch vast: de ingrediënten gaan uit de voorraad, het bereide product gaat erin, en een verkoop neemt dan het bereide product in plaats van de losse ingrediënten.

Verspilling, correcties en voorraadtellingen

Weggegooid eten gaat in het Verspillingslog met een reden: bedorven, beschadigd, over de datum, te veel bereid, gemorst of een andere reden. Een telling die gewoon niet klopte, herstelt u met een voorraadcorrectie, met een eigen reden. Een voorraadtelling geeft u een telblad voor het hele magazijn; vul in wat er op de plank staat, en het afronden van de telling boekt alle verschillen tegelijk. Een blinde telling verbergt voor wie telt wat de boeken zeggen, zodat de telling is wat er echt staat.

Elke vestiging heeft een goedkeuringsgrens. Een correctie, verspilling of telling die meer waard is dan die grens, wacht tot een eigenaar of manager haar goedkeurt, en niemand keurt zijn eigen correctie goed. Een verkeerde invoer wordt teruggedraaid in plaats van gewist, zodat de registratie volledig blijft.

Leveranciers en inkooporders

Bewaar uw leveranciers met hun contactgegevens en maak inkooporders vanuit de voorraad die u hebt. Kiest u een ingrediënt, dan vult BillDine de prijs in die u er het laatst voor betaalde, en Alles toevoegen wat laag is zet elk laag of leeg ingrediënt in één keer op de order, in hele verpakkingen. Een order wordt goedgekeurd door iemand anders dan wie haar aanmaakte, en daarna met de leverancier gedeeld als pdf of per e-mail.

Komt de levering binnen, dan legt Goederen ontvangen vast wat er kwam en tegen welke prijs. Voorraad en kostprijzen worden meteen bijgewerkt, een onvolledige levering laat de order deels ontvangen, en de geschiedenis van elke leverancier toont wat u bestelde, wat u uitgaf en de laatste prijs van alles wat hij levert.

Meer dan één vestiging

Voorraad wordt per vestiging bijgehouden. Voorraad overboeken stuurt ingrediënten van de ene vestiging naar de andere — een centrale keuken die haar vestigingen bevoorraadt, bijvoorbeeld — tegen de gemiddelde kostprijs van de verzendende vestiging, en beide vestigingen zien de beweging. Rapporten kunnen één vestiging, één merk of het hele bedrijf tonen. Een bedrijf met één restaurant wordt nooit gevraagd welke vestiging het bedoelt.

Elke beweging vastgelegd

Voorraad verandert nooit ongemerkt. Verkopen, leveringen, verspilling, correcties, overboekingen en batches zijn elk een vastgelegde beweging, met wie haar deed en wanneer; open een ingrediënt om zijn bewegingen te zien, de nieuwste eerst. De voorraadlijst, tellingen en registraties kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd als CSV of pdf voor uw boekhouder.