Pincodes en rollen: de juiste toegang voor elke functie

Een pincode per persoon, geen e-mail nodig

Een ober, kassamedewerker of kok toevoegen kost een minuut: de naam, de vestiging waar hij werkt, een rol en een pincode van 6 cijfers. Hij staat meteen in de namenlijst van de POS-terminal, en zijn profiel zegt dat hij alleen de POS gebruikt, zonder e-mail. Niemand hoeft een inbox te openen of een wachtwoord te onthouden.

Wie de backoffice gebruikt — eigenaren, managers, chef-koks, magazijnbeheerders en boekhouders — krijgt ook een login per e-mail en kiest een eigen pincode bij het accepteren van de uitnodiging. Een vergeten pincode stelt een manager in een oogwenk opnieuw in; de nieuwe wordt één keer getoond.

Inloggen op de POS

Op een gekoppelde POS-terminal tikt het personeel op zijn naam en voert het zijn pincode in; de POS logt in bij het zesde cijfer. Overdragen kost twee tikken met Gebruiker wisselen, en POS vergrendelen houdt het scherm veilig als iemand even weg is. De POS vergrendelt ook vanzelf na een tijd zonder gebruik, die een manager instelt. Iedereen kan zijn eigen pincode wijzigen in Instellingen → Mijn account → Beveiliging, en een pincode van vóór de regel van zes cijfers vraagt om een nieuwe.

Te veel verkeerde pincodes blokkeren die pincode een tijdje op de terminal, en een manager kan hem deblokkeren. Eenvoudige pincodes, zoals één herhaald cijfer of een gewone reeks, worden geweigerd bij het kiezen.

Rollen die bij het werk passen

BillDine begint met de rollen eigenaar, manager, chef-kok, kassamedewerker, ober, keukenpersoneel, magazijnbeheerder en boekhouder. De eigenaar kan elk recht aan- of uitzetten, de korting die een rol mag geven begrenzen, kleine gratis gerechten tot een bedrag zonder goedkeuring toestaan, en nieuwe rollen maken. Een ober kan bestellingen opnemen zonder betalingen aan te nemen; een magazijnbeheerder kan voorraad tellen zonder die goed te keuren.

Met meerdere vestigingen wordt een rol gegeven voor één vestiging, één merk of het hele bedrijf, en ziet iedereen alleen de vestigingen waar hij werkt. Niemand kan een ander meer toegang geven dan hij zelf heeft.

De pincode van een manager voor gevoelige zaken

Een gerecht annuleren dat de keuken al heeft, een gerecht gratis maken of een bestelling annuleren vraagt om een eigenaar of manager. Een manager tikt op zijn naam op het goedkeuringsscherm en voert zijn eigen pincode in, of keurt het verzoek goed op zijn telefoon. Niemand keurt zijn eigen verzoek goed.

Voor grotere wijzigingen laat Manager inloggen de manager de POS overnemen met dezelfde bestelling open, de wijziging op eigen naam doen en teruggeven aan de medewerker, die opnieuw inlogt met zijn pincode.

Een verzoek op de telefoon toont wie het vraagt, vanaf welke POS, wat het is, hoeveel en de reden. De manager drukt op Goedkeuren of Weigeren en bevestigt met zijn eigen pincode, en de POS maakt het vanzelf af.

Een naam bij alles

Bestellingen, kortingen, betalingen, kasbewegingen, annuleringen en terugbetalingen worden allemaal vastgelegd op naam van wie is ingelogd, en gevoelige handelingen staan in een auditlog. Het rapport Controles toont heropende rekeningen, rekeningen die na het afdrukken zijn gewijzigd, opnieuw afgedrukte rekeningen en gasten die vertrokken zonder te betalen, elk met wie het goedkeurde.

In- en uitklokken en uren

Het personeel klokt in, begint en eindigt pauzes en klokt uit op het inlogscherm van de POS, met dezelfde pincode. Diensten markeren wie te laat kwam, managers herstellen een vergeten inklokken met een reden, en de urenstaat telt per persoon de uren, dagen en het te laat komen op voor de lonen, klaar om te exporteren als CSV of pdf. In- / uitklokken staat er alleen als niemand is ingelogd, zodat het nooit een verkoop onderbreekt.

Als iemand vertrekt

Uit het team verwijderen beëindigt de rollen, pincode en logins van iemand overal tegelijk, terwijl zijn naam blijft staan op de rekeningen, aanwezigheid en rapporten uit zijn tijd. Oud-personeel toont hen, en Terugzetten geeft hun rollen terug als ze terugkomen; ze kiezen een nieuwe pincode, want de oude komt nooit terug.

Als het internet weg is

Wie onlangs op een POS-terminal inlogde, kan daar tijdens een storing nog steeds inloggen met zijn pincode, zodat een dienstwissel de service niet stopt. Wie uit het team is verwijderd of wiens pincode opnieuw is ingesteld, wordt buitengesloten zodra de terminal weer online is.